会社のビジョン・目標達成を、あらゆる方面で強力に支えるバックオフィス。
中でも、人員の拡大、いまいるメンバーのはたらく環境整備に貢献するのが人事・総務の仕事です。
組織づくりに大きく関わる人事・総務。メンバー一人ひとりがイキイキとはたらける背景には、採用活動から人事評価、制度運用、勤怠管理、各種労務手続きなど、幅広い仕事をこなす人事・総務の活躍があってこそ。
今回は、そんな人事・総務に異業種からチャレンジしている入社1年目のスタッフにインタビュー！キャリアアップの様子と、未経験ではたらくことへの希望と不安を、率直に聞いてみました。
人事・総務 山川
2022年11月入社。未経験からバックオフィスに配属、現在は人事・総務の仕事を兼任し、会社の採用活動や労務管理、組織運営を支えている。
保育士から人事・総務へキャリアチェンジ！ガラリと変わった仕事内容
― バックオフィスの人事・総務領域を担当している山川さん。現在の仕事内容について教えてください！
山川
人事の仕事としては、採用活動のサポートとして、応募書類の管理や面談の日程調整、来社された候補者の方の会社案内対応や実技テストの運営サポートをメインに行っています。その他、入社後の研修スケジュール管理や人事評価制度の運営サポート等が私の仕事です。
現在は人事と兼任して総務の仕事も担当しています。具体的には、スタッフの入退社の手続きや社労士さんとのやり取り、勤怠管理が主です。社内で何か困ったことがあればメンバーからチャットで相談がくるので、随時対応しています。
制度・評価・労務面からサポート
― 担当範囲が幅広い！実は山川さん、もともと人事や総務の仕事をしていた訳ではないんですよね？
山川
はい、前職は保育関係の仕事で、教諭としてはたらいていました。
― 保育士さん、ということですね！まったく違う職種ですが、転職のきっかけなどあったのでしょうか？
山川
正直に言うと、人事がしてみたい！という軸があったというより、事務職として社員の皆さんをサポートしたいという漠然とした気持ちで転職活動にのぞんでいました。
転職先を探す過程で、福岡の会社の中からたまたまハーブ健康本舗を見つけて、書類を送ったのがきっかけです。異業種ということもあり、最初は仕事のイメージがつきませんでした。でも、面接で業務内容の説明を受ける内に、キャリアアップの道筋が明確で魅力的だと感じて、ここではたらきたいと思うようになりました。
― 実際に入社して仕事をやりはじめて、いかがでしたか？
山川
入社前に丁寧に業務内容を説明していただいたので、ギャップを感じることなく仕事に入れました。ただ、最初は覚えることがたくさんで、とにかくがむしゃらに頑張るしかないと思い、必死でした。
― 業種が違うので、はじめてのことだらけですよね…。人事や総務の仕事をしていく中で、大変なこと・難しかったことはどこでしょう？
山川
人を相手にする仕事なので、必ずしもマニュアル通りにいかない場面があるのに苦労しました。
社内メンバーからの相談も千差万別ですし、面接に来られた候補者の方も様々な経歴の方がいらっしゃいます。大筋の内容はマニュアルがあるのですが、そのかたによってそれぞれ事情が異なりますので、想定していなかったことが発生したり、候補者の方の予定が変わるということもしばしばです。
マニュアル通りにいかない場面も
かと言って完全にマニュアル通りにすると、機械的な受け答えになってしまい、印象が悪くなりかねません。自然なコミュニケーションを意識しつつ、言うべきポイントをおさえて流れをコントロールするのは、今後の課題のひとつだと感じています。
― 候補者の方によって話す内容や話し方がまちまちなので、同じクオリティで進行するのは大変ですよね…。
山川
人事の仕事のひとつに、候補者の方に実技テストを受けていただく際、試験官として同席して、説明したりフィードバックしたりする仕事があります。話す内容はマニュアルがあるのですが、なかなか思うように進めないこともあり、目下勉強中です。
上司からは「鵜呑みにするのではなく、お話される意図を汲み取るように聴くといいよ」とアドバイスをもらったので、会話のたびに気をつけています。また、私のひとことで候補者の方の意向が下がらないよう、言葉選びに気を遣うことも、経験しながら学びました。
― 異業種からのキャリアチェンジだと、本当に仕事ができるようになるのか不安な気持ちがあると思います。山川さんは、自分の課題に向き合って、上司のフィードバックを参考に日々勉強されているのですね！
山川
何もかも未経験だったので、名刺交換などの基本的なビジネスマナーからレクチャーしてもらいました。お忙しい中でも質問に答えてもらえるし、最終的にどうすべきかのゴールと期日を明確にすり合わせた上で仕事をふってもらえるのがありがたいです。
成長できるよう支えてもらえる環境が整っているので、安心してチャレンジできると感じています。最近は任せてもらえる業務範囲が増えてきたので、今後もっと頑張りたいです！
「喜び」とともに「責任」がある。人事・総務のやりがい、将来の目標
― 人事・総務の仕事をはじめてもうすぐ1年が過ぎようとしています。仕事を続けていく上でのモチベーションや、やりがいに感じていることはありますか？
山川
人事の仕事を通じて、入社する前のメンバーと面接や会社案内で関わるので、自分が関わった方が晴れて入社され、活躍されている姿をみると嬉しくなります。
面接時の会社案内を対応した方が入社したとき、私のところにきて「会社案内を丁寧にしてもらえてよかった」と声をかけてくれたことがあったんです。
― それは嬉しいですね！
山川
現時点では私が直接面接の場に同席しお話することはないのですが、会社案内や書類の説明などで自分が採用活動に関わっているのだと、改めて実感できました。同時に、私の関わりが採用に影響するのだということも実感し、改めて身がしまる思いも感じています。
人事だけでなく、総務の仕事でも社員の皆さんとのコミュニケーションを通じて、やりがいを感じる場面があります。社員の皆さんが困ったときの窓口として、頼ってもらえるよう頑張ろう！と思えるところが、モチベーションに繋がっています。
― 人事・総務どちらもメンバーとのコミュニケーションが軸になる仕事。そこが喜びにも繋がるし、頑張ろうと思えるきっかけにもなっているのは面白いですね。
「コミュニケーション」
山川
皆さんの人生を預かる仕事なので、責任感をもって推進していきたいと考えています。今後仕事を任せてもらう範囲が増えてきたときに、いっそう気を引き締めて取り組みます。
― 人事・総務の戦力としてさらに活躍されるのが楽しみです！インタビューの締めに、今後の目標や目指している将来像があれば聞かせてせてください。
山川
仕事の幅が広く、やるべきことがたくさんあるので、優先順位をつけて整理しながらこなすのが直近の課題です。
急な面接が入ったり社内でトラブルがあったりと、人事や総務の仕事はイレギュラーに発生する案件がたくさんあります。限られた時間の中で緊急対応をこなしつつ、自分の主担当の業務や勉強する時間をいかにつくるか。ただ仕事をこなすだけでなく、考えて取り組まないといけないなと感じています。
お客さまへのサービス品質向上に繋がる
― 会社によっては人事と総務を別部署にするところがあるくらいなので、業務量が多いし内容も多岐にわたりますよね。
山川
仕事のやり方を見直して目の前のやるべきことを進めつつ、独力で完遂できる業務範囲を拡げていきたいと考えています。
今期は、候補者の方に実施する実技テストの試験官を独力でこなせるようになる、という目標に向かって取り組んできました。今度はさらに、面接官としても独り立ちして、採用面接を任せてもらえるようになりたいです。
目標達成には、各部署の業務内容を深く理解する必要があります。また、物事の考え方の視座をさらにあげて、採用目線で判断ができるよう目指していきたいです。
総務の仕事では、来期以降も引き続き、社員の皆さんがはたらきやすい環境になるよう、アイデアをひねりながら取り組んでいきたいと思います。
― お話を伺っていて、社内メンバーや候補者の方とのコミュニケーションの中で、自分の課題に真摯に向き合って成長しているのがよくわかりました！
山川
ありがとうございます！本当は私、コミュニケーションをとるのがあまり得意ではないんです。保育の仕事をしていた頃は子どもたちとの時間が長く、大人でコミュニケーションをとるのは園長先生か保護者の方々しかいなかったので…。
ハーブ健康本舗に入社して、コミュニケーションの大切さと難しさを両方実感できている気がします。言うべき場面でハッキリ発言でき、どんな人ともコミュニケーションをとれるよう、今後も頑張ります。
コミュニケーションを大切にしながら、人事・総務のプロとしてさらなる成長を！
インタビューの数日後、ハーブ健康本舗では社内の慰労親睦会が開催されました。
2ヶ月に1回、部署ごとに幹事を交代しながら慰労親睦会を開催しているハーブ健康本舗。
今回は、CRM企画＆システム部門が幹事。おいしい食事とお酒を堪能。直近入社した方の自己紹介コーナーも設けられました。
メインは人気長寿番組をパロディしたクイズ大会。難問に苦戦しつつ、会場はおおいに盛り上がりました！
インタビューに応じてくれた山川も参加していました。
普段は総務の窓口としてメンバーと接する彼女。今日はいつもより肩の力を抜いて、食事やおしゃべりを楽しんでいる姿が印象的でした。
会社にとって「人」は、事業を推進しお客さまに価値を届ける上で欠かせない要素です。
ハーブ健康本舗を支えるメンバー、将来的に仲間になる可能性がある候補者の皆さんとのコミュニケーションを通じて、会社の組織運営や人員管理を支えるバックオフィスの人事・総務。
入社して1年の山川がさらに飛躍する様子を、引き続きこのブログで追いかけていきたいと思います。
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執筆：住吉泰地（すみよしだいち）
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