事業戦略や全社目標達成に向けた中長期的な方向性を踏まえ、採用・育成・評価制度を適切に運用する「人事」。
一人ひとりが仕事で活躍できる環境を整備するために、メンバーの勤怠管理や労務手続きをはじめ、多岐にわたる業務で会社運営をサポートする「総務」。
バックオフィスの中でも“人”にフォーカスした仕事をしているふたつの部門は、ハーブ健康本舗の会社運用を支える重要な機関です。
2023年10月には、異業種からジョブチェンジし、人事・総務で活躍しているメンバーのキャリアやはたらく想いをご紹介しました。
たくさんの人たちとのコミュニケーションを通じて、メンバーや求職者の人生に寄り添う人事・総務の仕事は、責任がありながらもメンバーの成長を間近で見れるやりがいの多い仕事です。
人事・総務ではたらく魅力をより深く知ろうと、今回は人事・総務メンバーにお願いして、「1日仕事体験」企画を敢行！
本ブログの執筆担当である元社員の住吉が、1日だけ人事・総務メンバーに仲間入りし、はたらく現場に同席、一部の仕事を体験してまいりました。
ブログ担当 住吉
2012年にハーブ健康本舗へ入社、以後10年近く社員として在籍。2022年2月よりフリーランスに転身。現在は外部の立場からハーブ健康本舗を見つめ、会社ブログの執筆担当として情報発信を行っている。
人事・総務の仕事 1｜メンバーのキャリアアップをサポート！育成から評価までを適切に運用
最初に、社内の人事方針をまとめたキャリアアップ制度の運用に関わる仕事について教えてもらうことに。
2023年10月の記事に登場した人事・総務担当の山川さんに、仕事内容を教えてもらいました。
ハーブ健康本舗の人事理念は、「ファンを、つくれる人を」。
お客さまに喜びと感動を提供できるプロフェッショナルを輩出するため、メンバーがキャリアアップするための仕組みづくりに力を入れています。
プロフェッショナルになるには、スキルや経験に加えて、プロフェッショナルたるマインドが大切です。
そのため、入社後の研修の一環で、会社の基本的価値観やキャリアアップの基準を理解するための時間を設けています。
会社の基本的価値観を体現し、評価基準に沿ってキャリアアップしていくために、メンバー一人ひとりが6ヶ月〜1年間で達成したい目標およびプロセスを設計します。
個々の成長を支える独自の目標設定の仕組みを「結果目標」と呼んでいます。
賃金制度や昇格要件は全メンバーに公開されており、透明性のある人事制度を構築しています。
半期に一度は評価・フィードバックを実施し、目標に対しての成果や取り組みを振り返ることで、個々の課題発見や成長をバックアップしているのです。
人事部門の仕事は、構築されたキャリアアップ制度が、適切に機能するよう運用すること。
人事理念を達成すべく、研修・育成・評価がメンバーの成長に貢献できるよう、資料づくりから日程調整、メンバーとのやり取りまで幅広く対応します。
具体的な仕事内容は以下の通りです。
- 新しく入社したメンバーの各種研修準備サポート、日程調整
- 入社したメンバーへ定期的なフォローアップ面談の実施
- 評価制度運用のための各種スケジュール調整・評価実施に向けた社内でのやり取り
- 運用中のキャリアアップ制度、各種研修内容の修正や改善／社内共有
自らの力で考え行動し、問題解決し、結果を出せる人を育てる。人事理念の達成に向けて、基本的価値観が社内に根ざすよう研修を組んだり、入社後の面談でフォローしたりしています。その仕組みを動かす人事の仕事は多岐にわたり、覚えるのもひと苦労…。
少しでも身になるよう、運用における基本的な価値観を学び、重要なポイントをメモします。
「育成」も「評価」も、メンバー個々人のキャリアに関わる責任重大な仕事。制度運用は単に事務作業すればよいのではなく、メンバーの成長を大切に想う気持ちが必要です。
勉強していく中で、制度運用のスタンスを学べました。
人事・総務の仕事 2｜各部署の状況をヒアリングし、組織の課題をいち早く見つける
日々の業務を進める中で出てくる組織の課題にいち早く気付くことは、人事・総務の重要な役割のひとつ。半期ごとの評価と別に、部署のリーダーと必要に応じて時間を作り、ヒアリングをしています。
ちょうどこの日、海外事業を推進する江島さんと面談を予定していると聞き、一日体験している住吉も同席させてもらうことになりました。
日本だけでなく、世界中のお客様から愛されるグローバルブランドを目指すハーブ健康本舗。中国をはじめ諸外国へと販路を拡大すべく、会社全体として注力している取り組みのひとつが海外事業です。
とてつもない規模の市場と相対する仕事なので、海外事業全体としてどういう組織体制で、どのようにアプローチしていくべきかを決めるのは、容易ではありません。
部署の現状について、江島さんが資料をもとに丁寧に説明してくれました。
海外事業の現状や取り組みをすり合わせた上で、何が課題となるのか。課題をクリアするために、どういう組織が理想的なのか。資料に目を通しながら、細かくヒアリングします。
別記事にまとめています
現状では誰がどの分野を担当しているのか、今後事業を拡大することを見越すとどのような配置が理想か、今後組織に必要なポジションはどこで、どのようなメンバーが適任か…。
組織に関わる部分は、特に入念に確認しました。
専門部署が多岐にわたる通販会社。部署ごとに業務や役割が異なるため、すべてをタイムリーに、詳細に把握することは非常に難しいのが現実です。
そのため、各部署のリーダーと定期的にやり取りし、課題に感じている要点を正しく把握することが、スムーズな部署運営と成果に直結する組織づくりに繋がります。
部署運営の話をする中で、部署の組織体制についてヒアリングをする場面も。数年先を見据えて、現メンバーの配置や育成状況はどうか、その中で理想とする組織はどのような体制か、活躍するにはどういうスキルが求められるのか…。
ハーブ健康本舗では、人事にもマーケティングの視点を持ち、会社や部門の戦略・事業計画を達成するため、慎重に協議して採用活動を実施します。
部署運営に関わる話を聞く機会はなかなかないので、ヒアリングした内容をしっかり記録しなければ！と思い、打ち合わせ後にメモを残しておくことに。
部署連携を重視しているハーブ健康本舗。仕事の現場でだけでなく組織づくりの面でも、部署に任せきりではなく、協力・連携して体制を構築している様子が印象的でした。
人事・総務の仕事 3｜会社の“顔”として求職者と接する。採用面接・実技テストの準備・運用
人事といえば採用活動！求職者の皆さんと個別にコンタクトをとり、面接日程の調整や合否の連絡、面接時の応対・フォローを担当しています。
来社された求職者の方へどのような対応をしているのか、教えてもらいました。
分厚いファイルが登場！この中には、会社の基本的価値観やクレド（行動指針）、キャリアアップ制度の詳細などがすべて格納されています。
常にオープンな人事制度を構築しているハーブ健康本舗。在職のメンバーにだけでなく、採用面接前に求職者の方にも資料を公開し、自社のことを知っていただいた上で採用活動に進んでいただいています。
求職者の採用面接前に、資料をもとに会社のキャリアアップについて説明し、理解を深めてもらうのが人事の仕事。
はたらく上でのマインドマッチを重視しているため、会社として大事にしている基本的価値観や理念については、設定した背景や想いを丁寧に説明するよう、心がけているとのこと。
もちろん、説明する人事の担当者自身が、会社の価値観を深く理解しておかなければなりません。面接にきた求職者の方に「魅力的な会社だな」と思ってもらうには…意識しながら熟読。
募集職種によっては、会社説明や採用面接と別に「実技テスト」を実施する場合があります。
仕事柄ある程度パソコン作業に慣れている必要があるため、現時点でMicrosoftのExcel機能をどこまで使えるのか、確認させていただくテストです。
回答はその場で提出いただいた後すぐに確認し、回答へのフィードバックを行います。
求職者の方がとても緊張している場合があるそうで、出来るだけリラックスして取り組んでいただけるよう、雰囲気づくりや説明時の言葉選びに注意しているとのこと。
また、フィードバックの際は、こちらから模範解答との違いに言及するだけでなく、求職者の方の発言を促すよう心がけているそうです。回答時の意図や、フィードバックで得た気付きについてお伺いしながら、テストの時間を有意義なものにしています。
もうひとつ、ハーブ健康本舗の採用面接におけるこだわりが、面接時の会社案内。
事務所内を一緒にまわって、建物内のオープンな雰囲気や、はたらいているメンバーの空気感を、実際に感じていただきます。
この日は採用面接の予定がなかったため、山川さんにポイントを伺いつつ、練習で社内案内を体験することに！
ハーブ健康本舗は2020年8月末に現在の事務所へ移転しており、もうすぐ5年目を迎えようとしています。ハーブの企業理念である「すごいの出そう」を体現した事務所は、風通しがよくはたらきやすい環境を目指してこだわった、自慢のオフィスです。
5階の開放感あふれるテラス席・カフェスペースは、求職者の方にとても好評なんだとか！
4階の執務スペースへ。実際にメンバーがはたらいている様子を直接見てもらうことで、なかなかイメージがつきにくい職場の雰囲気をダイレクトに感じてもらいます。
打ち合わせスペースがガラスの仕切りになっていて、印象に残る執務スペース。コミュニケーションがとりやすく、自由な発想が湧き出るようなオフィスをイメージして設計された空間です。
選考だけを淡々とこなすのではなく、面接にきてくれた方に「よい会社だな」と感じてもらえるよう、求職者目線でさまざまな工夫がなされていました。
人事・総務の仕事 4｜多様なはたらき方に合わせた、柔軟な労務・勤怠管理
コロナ以降でリモートワークが浸透したり、労働に関する新たな制度が施行されたりと、私たちのはたらき方はここ数年でだいぶ様変わりしてきました。
100名近くが在籍するハーブ健康本舗。人事・総務では、メンバーそれぞれの実情を把握して、適切かつ柔軟な労務管理を実施しています。
具体的には以下のような業務が担当範囲です。
- 入社後の書類手続き、メンバーとのやり取り
- オンライン上で行う勤怠管理の運用、必要に応じてメンバーに入力方法や申請をサポート
- 半期に一度の評価に基づいた給与・賞与管理
- 育児休暇や休職に関する書類手続き、メンバーとのやり取り
- 部署リーダーと連携して派遣雇用のメンバーの勤怠管理、パートナー企業との折衝交渉
「労務管理」ときくと、書面を用意したり情報をまとめたり、事務的な作業のイメージがありました。
実際に業務内容について話を伺ってみると、一人ひとりのメンバーとやり取りし、事情を考慮した上で、柔軟な対応をしていることがわかりました。
労務・勤怠管理には、パートナー企業の派遣会社をはじめ、業務委託している外部の方との折衝交渉が業務に含まれます。コミュニケーション力が問われる場面が多い仕事だと感じました。
管理業務のメインはオンライン上で行います。ペーパーレス化の推進に伴い、勤怠・労務関連のやり取りをWeb上で対応するようになりました。
もちろん個人情報のため、セキュリティが強いツールを選び、厳密なアクセス制限のもと管理をしています。
人事・総務の仕事 5｜メンバー全員が気持ちよくはたらける環境づくり
ハーブ健康本舗の事務所内には、メンバーが気持ちよくはたらける工夫がたくさんあります。
人事・総務は、職場環境に対して誰よりも繊細にアンテナをはり、ケアが必要な箇所はスピード感をもって対応しています。
環境づくりの工夫を確認すべく、事務所内をまわってみることにしました。
仕事で活用するコピー機の用紙やボールペン・メモ帳といった備品、休憩時に利用するウォーターサーバー、5階に設置してある自動販売機…。ハーブ健康本舗らしいデザインの設備が
予期せぬトラブルが起きた場合は、専門業者とやり取りしつつ、早期解決を実現！
以前、急な大雨でエレベーターが故障してしまい、朝イチでフル稼働したことがありました…。
設備や備品だけでなく、きれいに整理整頓されて環境下で仕事ができるようにするのが、人事・総務の大切な仕事。
委託している業者とやり取りしながら、業務状況に合わせてオフィス内を掃除・清掃してもらっているので、メンバーは清潔感のある空間で仕事に取り組めます。
また、いつも緑であふれるオフィスにしたいとの思いで、専門業者と連携し室内に飾っている植物のケアを行っています。ハーブをはじめ、自然素材をつかった商品開発が得意なハーブ健康本舗。仕事する上での機能性は維持しつつ、植物の力で落ち着ける空間に仕上がっています。
自慢のオフィスをはたらきやすい環境に維持する上で、縁の下の力持ちとして貢献しているのが人事・総務なのです。
【人事・総務の仕事 まとめ】いかに相手に寄り添い、責任感をもって取り組めるか
人事・総務ではたらく魅力をより深く知りたいという気持ちではじめた、今回の「人事・総務の仕事 一日体験」。
事務的な作業が多くデスクワーク中心なのかな…と思っていましたが、実際はとてもアクティブ！
メンバーとの面談・採用面接・はたらく環境づくりで社内のあちこちを動き回りました。
部署メンバーへのヒアリングや求職者への実技テスト・オフィス案内をはじめ、人事・総務の仕事ではたくさんの人とのコミュニケーションが求められます。
目の前の相手に関心をもち、心に寄り添った対応ができるかが、仕事の質を左右するように感じました。
加えて、選考の進捗やメンバーの労務・評価情報を細かく管理し、適切にフィードバック・対応していく必要があります。
人ひとりのキャリアを預かる部門として、これらの仕事は責任重大。重みを理解し、責任をもって成し遂げた先にやりがいがあるのだと感じました。
人事理念「ファンを、つくれる人を」を実現すべく、会社運営を支える人事・総務。
ハーブ健康本舗では、事業規模と組織の拡大を見据え、さらに強力なバックアップ体制を実現すべく、人事・総務として幅広く活躍できるメンバーを募集中です。
「人とコミュニケーションをとるような仕事がしたい」
「未経験だけど、やりがいのある仕事で成長したい」
もしもこのような思いがあれば、ぜひ下記フォームよりお問い合わせください！
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執筆：住吉泰地（すみよしだいち）
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